Mit einem Customer Relationship Management (CRM) System wird die Kommunikation mit dem Kunden in Form von E-Mails, Telefonaten und z. B. Newsletter oder Marketingkampagnen dokumentiert und verwaltet. Das CRM-System liefert Antworten auf die Frage „Wer hat wann mit wem wie oft Kontakt gehabt?“. Zusätzlich werden z. B. auch Preis- und Mengenangebote an Kunden erfasst. Zudem wird auch die Phase angegeben in der sich die Kundenbeziehungen befindet bzw. in welche Verkaufsphase die Kunden einzuordnen sind und wie hoch die Chancen auf einen Geschäftsabschluss sind. Daraus lassen sich Vorhersagen über mögliche künftige Umsätze treffen. Außerdem werden Verkaufsprozesse transparent und es lassen Quoten für Vertriebler bzw. Verkäufer bestimmen, die deutlich machen wie viele Kunden angesprochen und bearbeitet werden müssen um daraus kaufende Kunden zumachen. Ein gut gepflegtes CRM-System ist heutzutage maßgeblich für den Unternehmenserfolg.

Ein CRM-System steuert die Kundenbeziehungen bildet diese ab. Es ist ein Vertriebswerkzeug und ein wichtiger Bestandteil für eine konsequente Ausrichtung einer Unternehmung auf ihre Kunden und somit logischerweise auch zentraler Teil des Managementkonzeptes Vertriebssprache, welches die optimale Ausrichtung des gesamten Unternehmens (also nicht nur des Vertriebs) auf den Kunden.